Die ÜBAG ist im „rechtlichen Kern“ eine Gemeinschaftspraxis. Insofern gelten die Datenbestände der einzelnen Praxissitze als ein „Datenstamm“. Sofern der Zugriff auf die „regionalen“ Datenbestände jeweils auch vom anderen Praxissitz aus möglich ist, muss die „10-Personen-Regel“ Berücksichtigung finden.

Die Anforderungen des Gesetzgebers sind hoch angesetzt. Es werden sowohl gute technische als auch rechtliche Kenntnisse (Datenschutz) verlangt. Rechtliche Anforderungen und tatsächliche Umsetzung fallen gerade in diesem Bereich oftmals auseinander. Es sollte jedoch zumindest eine Schulung hierzu besucht, um eine gewisse Grundqualifikation zu erwerben. Ein entsprechendes Kurszertifikat wird als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht ausreichen.

Nein.

Nein.

Der Datenschutzbeauftragte kann nicht selbst Inhaber der Praxis sein. Die Gesellschafter der Praxisgemeinschaft sind Inhaber.

Ein gesetzliches Verbot besteht nicht.

Der Datenschutzbeauftragte muss aber in seiner Aufgabe und Funktion weisungsfrei agieren können, um den Verantwortlichen (=Praxisinhaber) objektiv beraten zu können.

Sofern die auserwählte Person sich etwa aufgrund ihrer persönlichen Nähe zum Praxisinhaber als „befangen“ ansieht und dadurch eine Beeinflussung ihrer Weisungsfreiheit befürchtet, sollte sie ggf. Abstand von der avisierten Aufgabe nehmen.

Nein. Hierzu bedarf es grundsätzlich der Zustimmung des Mitarbeiters, da dies nicht vom sogenannten Direktionsrecht (§ 106 GewO – Gewerbeordnung) des Arbeitgebers umfasst ist. Es bedarf daher immer einer einvernehmlichen Einigung hierüber. Die Einigung sollte aus Beweiszwecken verschriftlich werden.

Nein. Es kann sowohl ein interner (Mitarbeiter) als auch externer Datenschutzbeauftragter eingesetzt werden. Auch mit dem externen Datenschutzbeauftragten muss eine schriftliche Vereinbarung hierüber getroffen werden.

Ja.

Der Datenschutzbeauftragte ist der Datenschutzaufsicht zu melden. Diese ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit – LDI NRW – (nicht die Zahnärztekammer).

Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Informationspapier, welches der Zahnarzt seinen Patienten und Mitarbeitern vorlegen muss, um über die Datenverarbeitung in seinem Betrieb zu informieren. Hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung. Die Unterschrift der Kenntnisnahme der Information durch den Patienten bzw. den Mitarbeiter ist aus Nachweiszwecken zu empfehlen. Die LDI NRW spricht sich gegen einen Aushang aus.

Zu beachten ist, dass die Unterschrift des Patienten zur Information nach Art. 13 DSGVO nicht automatisch eine Einwilligung des Patienten in die Datenverarbeitung darstellt!

Alle Patienten müssen diese Information erhalten. „Altpatienten“ ist das Informationspapier auszuhändigen, sobald sie wieder einen Termin in der Praxis wahrnehmen.

Ja.

Die Information nach Art. 13 DSGVO muss jedoch von der Anamneseerhebung optisch hervorgehoben werden (z. B. durch einen Kasten). Wir empfehlen zudem entsprechend auch zwei Unterschriften.

Werden die Gesundheitsdaten zur Durchführung des Behandlungsvertrags verarbeitet (Eintragungen in die Patientenakte), bedarf es hierfür keiner ausdrücklichen Einwilligung des Patienten und somit auch keiner besonderen Nachweislegung.

Sofern Daten dergestalt verarbeitet werden, dass z. B. eine Datenweitergabe an Dritte erfolgt, bedarf es hingegen einer ausdrücklichen Einwilligung des Patienten. Diese sollte aus Nachweiszwecken schriftlich erfolgen. Sowohl der Zweck der Datenweitergabe als auch der Datenempfänger müssen benannt werden.

Hier gilt die bisherige Rechtslage weiter. Es ist eine vorherige Einwilligung zum Recall erforderlich. Auf dem zu unterzeichnenden Papier muss der der Hinweis vermerkt werden, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.

Sofern die Einwilligung vorliegt und der Recall erfolgen kann, sollte die Erinnerung im Umschlag versandt werden.

Das Einstellen von Fotos der Mitarbeiter ins Internet bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters.

Ja.

Selbstverständlich sollte wie bisher auch auf Diskretion am Empfang geachtet werden. Insbesondere Daten wie der Geburtstag, die Telefonnummer und die Adresse sollten diskret behandelt werden. Der Name ist zwar ebenfalls ein „Datum“ im Sinne des Datenschutzrechts. Dieses ist jedoch im Vergleich zu den zuvor genannten allgemein „gesellschaftsfähig“ und quasi alltäglich im Gebrauch. Sofern ein Patient jedoch ausdrücklich ein Synonym oder eine Nummer wählt, um aufgerufen zu werden, sollte dies auch umgesetzt werden.

Da der Zahnstatus ebenso wie z. B. Muttermale oder Narben der Identifikation einer Person dienen können, sollte vor einer solchen Umsetzung auf jeden Fall im Vorfeld die Einwilligung des Patienten hierzu schriftlich vorliegen.

Laut Auskunft der LDI NRW ist lediglich dann mit Bußgeldern zu rechnen, sofern erkennbar ist, dass sich der Datenschutzverantwortliche überhaupt nicht mit dem Thema Datenschutz beschäftigt bzw. lediglich eine sehr oberflächliche Umsetzung der Vorgaben erfolgt. Sofern die seitens der Zahnärztekammer Nordrhein zur Verfügung gestellten Information praxisindividuell umgesetzt werden, sollten Bußgelder vermeidbar sein.

Hinsichtlich der Vertragsschließung mit einem externen Dentallabor zur Auftragsverarbeitung ist festzuhalten, dass derzeit noch unklar ist, ob die Datenweitergabe vom Zahnarzt an das Labor als Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO und § 62 BDSG einzustufen ist. Dies ist nach hiesiger Einschätzung derzeit noch klärungsbedürftig. Eine entsprechende Anfrage wurde seitens der Zahnärztekammern Nordrhein und Westfalen-Lippe im Juli 2018 an die LDI NRW gerichtet.

Hinweis: Sofern eine solche Vereinbarung geschlossen wurde, bedarf es für die Weitergabe der Patientendaten an das Labor keiner ausdrücklichen Einwilligung des Patienten in die Datenweitergabe.

Ja.

Es muss ein entsprechender Vertrag geschlossen werden. Auch muss die beauftragte Person zur Verschwiegenheit angehalten werden. Die Beauftragung ist zudem in das Informationspapier für die Patienten nach Art. 13 DSGVO mit aufzunehmen.

Nach derzeitiger Antwort seitens der LDI NRW sei insbesondere entscheidend, ob dem Steuerberater im Rahmen seiner vertraglich vereinbarten Aufgaben eine eigene Entscheidungskompetenz übertragen wird oder nicht:

1. Führt der Steuerberater ausschließlich die reine Lohn- und Gehaltsabrechnung oder eine rein technische Dienstleistung im Auftrag des Praxisinhabers aus, und hat er dabei keine eigenverantwortliche Entscheidungsbefugnis, sei allgemein von einer Auftragsverarbeitung auszugehen. Dann müsste ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zwischen Zahnarzt und Steuerberater geschlossen werden.
2. Erbringt der Steuerberater hingegen eine Leistung, die über eine weisungsabhängige, technische Dienstleistung hinausgeht (z.B. Erstellung des Jahresabschlusses, Steuerberatung etc.), handelt der Berater nach § 32 Abs. 2 Steuerberatungsgesetz komplett eigenverantwortlich und damit somit weisungsfrei. In dieser Situation kommt kein Auftragsverarbeitungsvertrag in Betracht. Als Konsequenz folgt daraus, dass für die Weitergabe von Patientendaten an den Steuerberater eine Einwilligung des Patienten vorliegen muss. Nur dann, wenn die Patientendaten (Name, Adresse usw.) vor der Übergabe an den Steuerberater geschwärzt werden, ist eine Einwilligung nicht erforderlich.
3. Sollte der Steuerberater sowohl für die Lohn-/Gehaltsabrechnung als auch für die Steuerberatung beauftragt werden, liegen eine Auftragsverarbeitung und eine Datenverarbeitung in eigener Verantwortung vor.

Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit sind ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Zahnarztpraxis. Durch die Teilnahme an der BuS-Betreuung wird der Praxisinhaber sensibilisiert, motiviert und informiert, Sicherheit und Gesundheitsschutz in alle Abläufe der Praxis zu integrieren. Ziel ist es, den Arbeitsschutz an den Bedürfnissen der Praxis auszurichten und somit eine sinnvolle und wirksame Umsetzung der Anforderungen des Arbeitsschutzes zu finden.

Im Rahmen einer speziell auf die Bedürfnisse der zahnärztlichen Praxis abgestimmten Schulung (2 Blöcke à 3 mal 45 Minuten) erhalten Sie alle notwendigen Informationen, damit Sie die Organisation des Arbeitsschutzes in Ihrer Praxis selbst in die Hand nehmen können. Die Motivations- und Informationsmaßnahmen haben das Ziel, den Praxisinhaber die theoretische Grundlagen für die Integration des Arbeitsschutzes in die betrieblichen Abläufe seiner Praxis zu vermitteln.

Gemäß §3 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) hat der Arbeitgeber erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes umzusetzen und die geeigneten Maßnahmen zum Schutz seiner Mitarbeiter zu veranlassen. Gemäß Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) §1 hat der Arbeitgeber Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit, welche beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung unterstützen, zu bestellen. Die Aufgaben der Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit werden in den §§ 3 und 6 des ASiG konkretisiert. Die DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“ (DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfall-Versicherung) bestimmt für die Mitgliedsbetriebe der Berufsgenossenschaft BGW (d.h. Zahnarztpraxen mit mind. einem Mitarbeiter) die Maßnahmen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung der sich aus dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) ergebenden Pflichten zu treffen hat.

Folgende Voraussetzungen sind für die alternative bedarfsorientierte Betreuung nach dem Unternehmermodell zu erfüllen:

• Sie sind aktiv in das Betriebsgeschehen Ihrer Praxis eingebunden. Die persönliche Teilnahme der Praxisinhaberin/des Praxisinhabers an der durch die Zahnärztekammer Nordrhein veranstalteten Motivations-, Informations- und Fortbildungsmaßnahmen ist verpflichtend.

• Im Bedarfsfall fordern Sie die Fachberatung durch einen Betriebsarzt bzw. eine Fachkraft für Arbeitssicherheit (Inanspruchnahme einer bedarfsorientierten Betreuung) an.

• Sie informieren Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie die betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung im Betrieb organisiert ist und welcher Betriebsarzt/welche Sicherheitsfachkraft im Bedarfsfall hinzugezogen wird.

• die erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA), vormals Zahnarzthelferin,
• der Nachweis über die Kenntnisse im Strahlenschutz nach § 18 a RöV vom 30.04.2003
• sowie der Nachweis der Teilnahme an einem Erste-Hilfe-Kurs mit 9 Unterrichtsstunden

Die BuS-Betreuung soll teilnehmende Praxisinhaber/-innen in die Lage versetzen, mit überschaubarem Aufwand für eine effiziente arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung der Praxis zu sorgen. Art und Umfang der bedarfsgerechten betriebsspezifischen Betreuung kann durch die Praxisinhaber/-innen eigenverantwortlich selbst festgelegt werden. Die fachkundige Stelle BuS-Dienst der Zahnärztekammer Nordrhein möchte teilnehmende Praxen helfen, durch bedarfsgerechte sowie praxisorientierte Beratung die Anforderungen des Arbeitsschutzes individuell auf die jeweilige Situation in der Praxis zuzuschneiden.

Arbeitsschutz bietet Ihnen Chancen, Ihre betrieblichen Kosten zu senken, die Ihnen durch Störungen, Unfälle und Ausfallzeiten entstehen. Zudem kann Arbeitsschutz zum Wohlempfinden und zur Motivation Ihrer Mitarbeiter beitragen.

Ab dem 1. Januar 2018 beträgt die Empfehlung des Vorstands der Zahnärztekammer Nordrhein für die Ausbildungsvergütung im 1. Ausbildungsjahr € 750; 2. Ausbildungsjahr € 850; 3. Ausbildungsjahr € 950. Hier ist zu beachten, dass es sich um eine Empfehlung handelt, nicht um eine Verpflichtung.