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Nordrhein zeigt, wie Bürokratieabbau gelingen kann. Mit der abweichenden Dokumentation können Sie den Aufwand für die Hygienedokumentation in der Praxis deutlich verringern.
Das Ziel Bürokratieabbau wird seit Jahren sowohl auf Bundesebene als auch auf Landesebene von allen politischen Parteien immer und immer wieder formuliert. Meistens geschieht das genaue Gegenteil, weil auch noch für den unwahrscheinlichsten Sonderfall durch eine behördliche Vorschrift Rechtssicherheit geschaffen werden soll.
Dabei gibt es bereits Beispiele, dass es durch Beharrlichkeit (der Zahnärztekammer Nordrhein) und politischen Willen der maßgeblichen Behörde (Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes NRW – MAGS) möglich ist, andere Wege zu gehen.
Bereits seit 2019 ist es im Kammerbereich Nordrhein möglich, den Umfang der Dokumentation im Rahmen der Hygiene deutlich zu reduzieren. Dabei wurden nicht die Vorgaben selbst geändert, sondern die Umsetzung in der täglichen Praxis. So ist zum Beispiel der Dokumentationsbedarf für die Aufbereitung in der „Empfehlung der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention beim Robert Koch-Institut und des Bundesinstitutes für Arzneimittel und Medizinprodukte zu den zu den Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ (RKI/BfArM-Empfehlung) festgelegt. Im Rahmen der Freigabe-Dokumentation werden benötigt:
Der erste Punkt (Chargendokumentation) ist weiterhin notwendig, allerdings reicht es aus, das Ergebnis durch Unterschrift zu dokumentieren. Das „Aufkleben“ der Indikator-Streifen (Helix-Test) oder Einscannen und Anhängen von Einschweißfolien ist nicht notwendig.
Für die Dokumentation aller arbeitstäglichen Routineprüfungen reicht eine Unterschrift pro Arbeitstag aus, wenn dafür geeignete Dokumentationsvorlagen benutzt werden. Auf der Webseite der Zahnärztekammer Nordrhein sind im Bereich Praxisführung und Hygiene/Arbeitsanweisungen und Dokumentationsvorlagen entsprechende Vorlagen zu finden. Hierfür ist ein vorheriger Login im Portal erforderlich.
Nach dem Auswählen/Anklicken der Dokumentationsvorlage D10 (wird angezeigt, wenn auf der Seite runtergescrollt wird) öffnet sich eine Word-Datei, die nach Aktivierung bearbeitet werden kann.
Die erste Seite enthält alle möglichen Routinekontrollen, die für die einzelnen Prozesse der Aufbereitung nötig sein könnten. Das Formular sollte immer an die tatsächlichen Praxisabläufe angepasst werden. Wenn zum Beispiel kein Ultraschallgerät benutzt wird, können die entsprechenden Punkte gelöscht werden. Damit wurde eine praxisindividuelle Checkliste erstellt, anhand derer die arbeitstäglichen Kontrollen durchgeführt werden. Diese sind nicht nur auf die Aufbereitung begrenzt, es können alle arbeitstäglichen Kontrollen hinzugefügt werden, für die es keine konkreteren Anforderungen an die Dokumentation gibt.
Die zweite Seite ist das eigentliche Dokumentationsblatt. Zu Beginn jeden Monats wird in der Kopfzeile der aktuelle Monat eingekreist und das Jahr eingetragen. Die Zahlen in den Zeilen darunter geben das jeweilige (Tages-)Datum an. Arbeitsfreie Tage (Samstage, Sonntage, Feiertage, Betriebsurlaub, etc.) werden nur vermerkt, aber nicht unterschrieben. Wenn das Ergebnis aller durchgeführten arbeitstäglichen Routineprüfungen (Seite 1) fehlerfrei ist, kann an der entsprechenden Stelle „ja“ angekreuzt und unterschrieben werden. Es ist nur noch eine Unterschrift pro Tag und eine Dokumentationsliste pro Monat notwendig.
Sollte nicht alles ordnungsgemäß (fehlerfrei) abgelaufen sein, ist das Feld „nein“ anzukreuzen und zu unterschreiben. Die aufgetretenen Abweichungen müssen dann in einem separaten Dokument (D_07) erfasst und entsprechend Korrekturmaßnahmen dokumentiert werden.
Eine der Dokumentationsvorlage für die arbeitstäglichen Kontrollen (D_10) ähnliche Dokumentationsvorlage gibt es auch für die wöchentlichen Routinekontrollen (D_11). Hier ist nur noch eine Dokumentationsliste pro Jahr erforderlich, da nur einmal pro Woche unterschrieben wird. Festgestellte Abweichungen können im gleichen Formular (D_07) wie bei den arbeitstäglichen Routinekontrollen vermerkt werden.
Mit dieser Methode werden die in der Regel wenigen Mängel in den Praxen den Vorgaben entsprechend erfasst und abgearbeitet und alle Dokumentationsvorgaben werden erfüllt. Der Arbeitsaufwand wird geringer und auch das Archiv wird entlastet, da deutlich weniger Aufzeichnungen für fünf Jahre aufbewahrt werden müssen.
Zeit und Geld wird gespart, was sinnvollerweise in die Behandlung der Patienten investiert werden kann.
D07 Formblatt Korrekturmaßnahmen