Backup-Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen

Datensicherungen (engl.: Backups) gehören zur Gesundheitsvorsorge der IT-Systeme Ihres Unternehmens. Der Verlust von Daten kann viele Ursachen haben: technische Defekte, Cyberangriffe oder menschliches Fehlverhalten. Ohne eine separate Datenspeicherung sind wichtige Dokumente ersatzlos verloren.

Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Daten regelmäßig sichern. Eine durchdachte Backup-Strategie hilft, Ihre Daten im Ernstfall schnell wiederherzustellen, minimiert Ausfallzeiten und sichert Kontinuität im Betriebsablauf.

Backup-Arten und Speicherverfahren kennen und nutzen

Backups lassen sich auf verschiedene Arten durchführen, die sich jeweils in ihrem Aufwand und Umfang unterscheiden. Das Vollbackup sichert alle Daten vollständig. Diese Methode erfordert zwar viel Zeit und Speicherplatz, ermöglicht jedoch eine einfache Wiederherstellung Ihrer Daten. Das inkrementelle Backup sichert nur die Änderungen seit dem letzten Backup. Diese Methode ist weniger zeit- und speicherintensiv, jedoch aufwendiger in der Wiederherstellung, da alle inkrementellen Backups seit dem letzten vollständigen Backup durchlaufen und zusammengeführt werden müssen, um den aktuellen Datenstand zu rekonstruieren. Das differentielle Backup sichert die Änderungen seit dem letzten Vollbackup. Die entsprechenden Teilsicherungen können relativ zügig durchgeführt werden und benötigen zunächst wenig Speicherplatz. Jedoch werden sie umfangreicher, da die Änderungen zur letzten Vollsicherung Tag um Tag hinzukommen und erneut gesichert werden.

Eine Kombination der Methoden ist ratsam, je nachdem wie viele Daten Sie haben und wie viele Änderungen im Arbeitsalltag Sie an diesen vornehmen.
Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, die Speicherverfahren zu kennen, die Sie für Ihre Datensicherung nutzen können. Die dateibasierte Speicherung kopiert nur Dateien und Ordnerstrukturen. Diese Methode ist ideal für Arbeitsplätze, Laptops und mobile Geräte. Die imagebasierte Speicherung hingegen kopiert das gesamte System inklusive aller Einstellungen und ist besonders für Server und komplexe Systeme geeignet.

Der Unterschied zwischen guten und schlechten Backups

Eine gute Backup-Strategie folgt der 3-2-1-Regel. Das bedeutet, dass Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten haben sollten. Diese Kopien sollten auf zwei verschiedenen Speichermedien gespeichert werden. Eine der Kopien sollte sich an einem externen Ort außerhalb Ihres Unternehmens befinden.

Gute Backups zeichnen sich dadurch aus, dass die Daten regelmäßig auf mehreren voneinander unabhängigen Backupsystemen gesichert werden. Sortieren und kategorisieren Sie Ihre Daten am besten nach Sensibilität sowie Wichtigkeit für die Arbeitsfähigkeit Ihres Betriebs und verschlüsseln Sie Ihre Backups mit Programmen wie VeraCrypt und BitLocker. Das Entschlüsselungspasswort bewahren Sie in einem Passwortmanager auf, so können Sie es nicht vergessen und obendrein ist es sicher. Zu schlechten Backups gehören Speicherungen auf derselben Festplatte oder auf einer anderen Festplatte im selben Gerät und die alleinige Nutzung von Systemen mit mehreren Festplatten (RAID-Systemen). Achtung bei Backups in der Cloud: Dokumente auf Cloud-Speicher zu legen ist kein Backup! Es gibt Cloud-Backup-Lösungen, die bestimmte Anbietende zur Verfügung stellen und die Sie nutzen können. Das erfolgt jedoch nicht automatisch, wenn Sie einen Cloud-Speicher nutzen. Prüfen Sie, was bei Ihnen davon zutrifft.

Anleitung zu einer guten Backup-Strategie

Mit einer gut durchdachten Datensicherung können Sie im Notfall schnell und effizient reagieren, die Datenintegrität wiederherstellen und den Betrieb aufrechterhalten. Sich vorab Gedanken zu machen lohnt sich – gehen Sie dafür einfach die folgenden Schritte durch und ersparen sich im Ernstfall unnötigen Stress. Die Reihenfolge variiert je nach Unternehmenssituation.

SCHRITT 1: Bestandsaufnahme der Daten

Beginnen Sie damit, alle geschäftskritischen Daten zu identifizieren. Berücksichtigen Sie personenbezogene Daten, die besonderen Schutz erfordern und prüfen Sie die verschiedenen Speicherorte wie Endgeräte, Server und Cloud-Dienste. Erfassen Sie in einer Bestandsaufnahme alle relevanten Daten und bestimmen Sie deren Schutzbedarf.

SCHRITT 2: Verantwortlichkeiten festlegen

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Datensicherung innerhalb Ihres Unternehmens. Mitarbeitende sollten regelmäßig Datensicherungen durchführen. Bei großen Datenmengen oder hohem Schutzbedarf kann es sinnvoll sein, externe Dienstleistende zu beauftragen.

SCHRITT 3: Geeignete Software auswählen

Wählen Sie eine passende Backup-Software wie Veeam, Macrium oder Personal Backup. Auch Betriebssystem-eigene Tools wie Windows Sicherung und Dateiversionsverlauf  der Time Machine bei macOS können genutzt werden. Entscheiden Sie sich für die Software, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

SCHRITT 4: Speichermedium

Wählen Sie geeignete Speichermedien basierend auf Größe, Haltbarkeit, Verlustwahrscheinlichkeit und Veränderbarkeit. Optionen sind externe Festplatten, NASSysteme oder optische Medien wie DVDs und Blu-rays. Achten Sie auf Qualität, Zuverlässigkeit und Langlebigkeit der Medien.

SCHRITT 5: Backup-Frequenz festlegen

Führen Sie Backups regelmäßig durch, um Datenverluste zu minimieren. Nutzen Sie das Generationenprinzip – bestehend aus Tages-, Wochen- und Monatssicherungen –, um mehrere Versionen der Daten zu speichern. So können Sie nicht nur den aktuellen, sondern auch den früheren Stand Ihrer Daten wiederherstellen, falls z.B. kürzlich eingeführte Änderungen Probleme verursacht haben. Protokollieren Sie alle Backup-Vorgänge sorgfältig, einschließlich Datum, Uhrzeit, Art des Backups, der Bezeichnung des Datenträgers sowie weitere Auffälligkeiten, falls nötig.

SCHRITT 6: Backups sinnvoll lagern

Stellen Sie sicher, dass Ihr Speichermedium in der Zeit der Sicherung genutzt wird und nicht permanent erreichbar ist. Das bedeutet konkret, Ihre externe Festplatte nicht dauerhaft am Computer angeschlossen zu lassen, sondern nur, während Sie Ihr Backup vornehmen. Lagern Sie Ihre Backups sicher und getrennt von den Geschäftsräumen, um sie vor physischen Schäden zu schützen. Stellen Sie sicher, dass sie vor unbefugtem Zugriff und äußeren Einflüssen geschützt sind. Beachten Sie, dass steuerrelevante Unterlagen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

SCHRITT 7: Wiederherstellung üben

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Datensicherung wiederherstellen, bringt Sie Ihnen im Notfall nichts. Daher üben Sie den Wiederherstellungsprozess regelmäßig. Dabei sollten Sie prüfen, ob Ihre Daten vollständig und korrekt gesichert wurden.

Gründe, wieso Backups nicht funktionieren

Es gibt verschiedene Gründe, warum Backups fehlschlagen können. Hardware-Fehler wie Schäden durch Wasser, extreme Temperaturen oder Defekte der Datenträger sind häufige Ursachen. Auch andere Gründe wie unangemessenes Herunterfahren, Infektionen durch Schadsoftware oder plötzliche Stromausfälle können zu Datenverlust führen. Mit einer gut durchdachten und regelmäßig überprüften Backup-Strategie sichern Sie Ihr Unternehmen gegen unvorhersehbare Datenverluste ab und sie gibt Ihnen die Sicherheit, dass Ihre Daten im Falle eines Ausfalls schnell wiederhergestellt werden können, ohne den Betrieb zu gefährden.

Autorin: Laura Schoner, DIGITAL.SICHER.NRW, veröffentlicht im RZB 10/2024